Aviso de Privacidad

PoliAssist360 es un sistema que usa una agencia de seguros (la «Agencia») para atender a sus clientes. Hay dos papeles distintos:

Intellicorp no vende datos personales, no los usa para publicidad y no los combina con datos de otras agencias. Las obligaciones de Intellicorp con la Agencia están en el Contrato de Servicios de Plataforma y su Anexo de Procesamiento de Datos.

Si eres cliente de una agencia y quieres saber qué hace ella con tus datos, pregúntale a tu agencia: su propio aviso de privacidad es el que rige esa relación. Lo que aplica a la aplicación móvil está en Si eres asegurado.

Quién ve los datos de tu cuenta de Usuario. El Administrador de tu Agencia ve tu correo, tu rol, el estado de tu cuenta, cuándo entraste por última vez, qué versión de estos documentos aceptaste y las notas internas que la Agencia guarde sobre tu cuenta. Las cuentas con rol de Dueño —reservado al equipo de PoliAssist360 en Intellicorp— ven, de todas las agencias, los datos de las cuentas de Usuario (correo, agencia, rol, estado, accesos y aceptaciones), los reportes de problemas y los registros técnicos de uso (qué tipo de acción se hizo y cuándo, consumo de la IA, tareas programadas), sin el contenido de esas acciones. Ese acceso no incluye los clientes, pólizas, reclamaciones ni datos de salud de la Agencia.

• Usuarios de la Agencia: empleados, productores y gerencia que entran a la plataforma con su cuenta.
• Asegurados y sus relacionados: clientes de la Agencia, conductores, miembros de planes de salud grupales, beneficiarios, contactos secundarios, lesionados en reclamaciones y contactos de condominios.
• Prospectos: personas que llenan un formulario público de la Agencia (solicitud de cotización de auto o propiedad, aviso de pérdida, nuevo prospecto).
• Visitantes de la página de inicio y de estas páginas legales.

La mayoría de estos datos los captura la Agencia. Otros llegan del propio asegurado (Portal, formularios públicos) o de documentos que la Agencia sube (páginas de declaraciones de pólizas, estados de comisiones). Cuando alguien envía un formulario público, la plataforma avisa con una notificación al Usuario de la Agencia que lleva a ese cliente —o, si nadie lo lleva, a quienes dirigen la Agencia—: el aviso lleva el nombre de quien lo envió y qué pidió, nada más.

• Administrar clientes, pólizas, cotizaciones, renovaciones, facturación, pagos, reclamaciones, certificados y comisiones de la Agencia.
• Enviar a los asegurados avisos de servicio en nombre de la Agencia (ver Mensajes).
• Dar al asegurado acceso a su información en la aplicación móvil, si la Agencia lo habilita.
• Preparar borradores y resúmenes con inteligencia artificial para que los revise una persona (ver Inteligencia artificial).
• Proteger la plataforma: controlar el acceso, registrar la actividad y los inicios de sesión, y detectar abusos.
• Administrar las cuentas de la Agencia: quién entra, con qué rol, pausar o eliminar cuentas, y enviar avisos dentro de la plataforma.
• Dar soporte a la Agencia y corregir errores, incluidos los que la plataforma reporta sola cuando una pantalla falla.
• Cumplir obligaciones legales de la Agencia y de Intellicorp.

La base para tratar los datos de los asegurados la establece la Agencia (el contrato de seguros, la gestión que el asegurado le pidió, sus obligaciones regulatorias o el consentimiento, según el caso). Intellicorp trata esos datos solo para prestar el servicio a la Agencia.

Algunas funciones envían información a Anthropic, PBC, que procesa el texto con su modelo Claude y devuelve una respuesta. Antes de enviar, la plataforma oculta algunos datos: números de seguro social con formato, números de tarjeta válidos y números de cuenta bancaria. No todas las funciones ocultan lo mismo, y lo decimos tal como es hoy:

La plataforma usa la interfaz comercial (API) de Anthropic. Según los términos comerciales de Anthropic, lo que se envía por API no se usa para entrenar sus modelos y se conserva por un plazo limitado [por validar]. Cada uso queda en un registro de auditoría de la Agencia con el texto ya ocultado.

Las conversaciones con Paul se guardan en la cuenta de la Agencia para que el Usuario pueda retomarlas. Lo que escribe el Usuario se guarda con los datos ocultados; la respuesta del asistente se guarda con los datos originales repuestos, para que sea legible.

Para funcionar, la plataforma usa proveedores de infraestructura que tratan datos por cuenta de Intellicorp (subprocesadores). La lista completa, con qué recibe cada uno, está en el Registro de subprocesadores. En resumen: Supabase (base de datos, autenticación y archivos), Vercel (alojamiento de la aplicación), Anthropic (IA), Resend (correo electrónico) y los servicios de notificaciones del navegador del dispositivo (Apple, Google, Mozilla o Microsoft).

Fuera de eso, los datos se comparten solo cuando la Agencia lo decide en su operación (por ejemplo, al enviar una cotización o un certificado a una aseguradora o a un tercero) o cuando la ley lo exige. Intellicorp no da acceso a los datos de la Agencia a otras agencias.

La Agencia puede enviar desde la plataforma correos y mensajes en la aplicación del cliente, con aviso en el teléfono. Si el asegurado no tiene la aplicación activada, los avisos automáticos le llegan por correo. Los avisos automáticos son: renovación de póliza (90, 60, 30 y 7 días antes), recordatorio de plazos de financiamiento, vencimiento del marbete y felicitación de cumpleaños. Cada uno se puede desactivar por cliente, y todos se pueden desactivar para un cliente que lo pida. La Agencia puede sustituir el texto de los avisos de renovación y de cumpleaños por uno propio y elegir cuántos días antes del vencimiento sale el de renovación; siguen siendo avisos automáticos, con el mismo interruptor por cliente. La Agencia también puede enviar un mismo mensaje a varios asegurados a la vez (comunicado), ahora, programado para otro día o repetido cada cierto número de meses: cada uno lo recibe por separado en su conversación de la aplicación, sin ver a quién más se le envió. El mensaje puede llevar datos del propio asegurado, como su nombre, el número de su póliza y la fecha en que vence. El asegurado puede darse de baja de los comunicados desde su aplicación, y la Agencia desde su ficha; se guarda quién hizo el cambio y cuándo. La baja no afecta a los mensajes que la Agencia le escribe a él ni a los avisos de sus pólizas.

El texto de cada mensaje enviado se guarda en el historial de comunicaciones del cliente. La Agencia es responsable de contar con el consentimiento que la ley exija para cada tipo de mensaje [por validar].

La plataforma usa solo lo necesario para funcionar. No usa cookies de analítica ni de publicidad, ni herramientas de seguimiento de terceros.

La página de inicio carga tipografías desde Google Fonts; al visitarla, Google recibe la dirección IP y los datos del navegador del visitante. La aplicación de la Agencia y la del cliente usan tipografías servidas desde la propia plataforma.

Resumen de los controles (el detalle está en Seguridad y Cumplimiento):

• Conexiones cifradas (HTTPS) entre el navegador y la plataforma.
• Aislamiento por agencia en la base de datos: cada consulta se filtra por la agencia del Usuario.
• Números de seguro social y de cuenta bancaria cifrados con AES-256-GCM, además del cifrado del proveedor de base de datos. En pantalla solo se muestran los últimos cuatro dígitos, y solo el Administrador (o un Dueño de PoliAssist360) puede modificarlos.
• Los enlaces del Portal no se guardan: la base guarda una huella (hash) del enlace. El PIN también se guarda como huella, y cinco intentos fallidos bloquean el enlace 15 minutos.
• Registro de actividad de las acciones importantes, de cada uso de la IA, de cada inicio y cierre de sesión y de cada cambio de rol o de estado de una cuenta.

Los datos de los asegurados no se borran de forma automática. Archivar un cliente lo marca como inactivo, pero conserva su historial. El registro de actividad, las conversaciones con el asistente, las comunicaciones y los eventos del Portal se conservan mientras la Agencia tenga contrato.

La plataforma borra sola dos cosas. La primera son las cuentas de Usuario eliminadas: cuando la Agencia elimina una cuenta, durante 30 días se puede deshacer; al día 30 se borra su pertenencia a la Agencia y, si la persona no pertenece a otra agencia, también su usuario, con su historial de accesos y sus aceptaciones. Sus reportes de problemas se conservan sin su nombre. Si algo impide borrar el usuario, la cuenta sigue bloqueada y la plataforma lo reintenta cada día. Lo que ese Usuario creó para la Agencia se conserva. El registro de cambios de cuentas (quién eliminó a quién y cuándo) no se borra. Una Agencia eliminada no se borra sola: al cumplirse los 30 días, Intellicorp la borra a mano y según el Contrato.

La segunda son los documentos que la Agencia elimina: pasan a una papelera donde se pueden restaurar durante 30 días; mientras están ahí no se abren ni se descargan, y dejan de verse en el Portal del asegurado. Al día 30 —o antes, si un Gerente, un Administrador o el Dueño lo pide— se borran el archivo y su registro. Queda anotado quién subió, movió, eliminó, restauró o borró cada documento, sin el nombre del archivo.

La Agencia define cuánto tiempo conserva cada tipo de dato según sus obligaciones con los reguladores de seguros [por validar]. Al terminar el Contrato, Intellicorp entrega los datos a la Agencia y luego los elimina, en los plazos que fija el Contrato.

Puedes pedir acceso a tus datos, que se corrijan, que se dejen de usar para enviarte avisos o, cuando la ley lo permita, que se eliminen. Como la responsable es la Agencia, dirige tu solicitud a tu agencia. Intellicorp la ayuda a atenderla.

Si escribes a Intellicorp sobre datos que trata una agencia, reenviaremos tu solicitud a esa agencia y te lo diremos. Algunos datos no pueden eliminarse mientras la Agencia tenga la obligación legal de conservarlos.

Si Intellicorp detecta un acceso no autorizado a datos personales, avisa a la Agencia sin demora indebida y en el plazo fijado en el Contrato, con la información disponible para que la Agencia cumpla sus propias obligaciones de notificación, incluidas las de la Ley 111-2005 de Puerto Rico y las de la reglamentación de seguros aplicable [por validar].

Tu agencia de seguros usa PoliAssist360 para gestionar tus pólizas. Tu agencia es la responsable de tu información; esta sección explica lo que pasa en la aplicación móvil («Portal») que tu agencia te puede enviar.

• Tu enlace es personal. Da acceso a tu información. No lo compartas. La plataforma no guarda el enlace, solo una huella; tu agencia puede desactivarlo en cualquier momento y enviarte uno nuevo.
• El PIN protege el enlace si llega a otras manos. Cinco intentos fallidos lo bloquean 15 minutos. Después de contestarlo, tu dispositivo lo recuerda durante un día, o hasta que cierres sesión o cambies el PIN. Si activas Face ID o la huella, la llave queda en tu teléfono y a nosotros solo llega su parte pública.
• Qué ves lo decide tu agencia, sección por sección: estado de tus pólizas, vehículos y propiedades, reclamaciones, solicitudes, mensajes, tus datos de contacto y tu productor. Documentos, facturas, pagos, coberturas y cotizaciones solo aparecen si tu agencia los activa.
• Lo que envías (mensajes, fotos y archivos que adjuntas en el chat, documentos que subes, respuestas a solicitudes) llega a tu agencia y queda guardado en tu expediente. Los documentos que tu agencia te envía por el chat también quedan en tu sección Documentos, si tu agencia la tiene activada.
• Registro de visitas. Se registra cuándo abres la aplicación, los intentos de PIN y cuándo la instalas, junto con el navegador y una huella no reversible de tu dirección IP. Sirve para proteger tu acceso.
• Notificaciones. Si las activas, recibirás avisos cuando tu agencia te pida un documento o conteste un mensaje. El aviso muestra hasta 120 caracteres del mensaje (si solo trae archivos, dice cuántos, sin sus nombres) y no incluye tu enlace. Se entregan a través del servicio de notificaciones de tu teléfono (Apple o Google).
• En tu teléfono queda guardada la dirección de tu aplicación, para que las notificaciones la abran. Si borras la aplicación o los datos del sitio, se elimina.

Para ver, corregir o pedir que se elimine tu información, o para dejar de recibir mensajes, comunícate con tu agencia. También puedes escribir a info@nextlevelsystemspr.com y reenviaremos tu solicitud a tu agencia.

La plataforma no está dirigida a menores. Puede contener datos de menores cuando la Agencia los registra como conductores, dependientes o miembros de un plan de salud; en ese caso los trata la Agencia en el marco del seguro contratado por su padre, madre o tutor.

Publicaremos aquí cualquier cambio, con una versión y una fecha nuevas. Si el cambio es importante, los Usuarios tendrán que aceptarlo de nuevo al entrar.

Preguntas sobre privacidad: info@nextlevelsystemspr.com · Intellicorp Advisors LLC, {{DIRECCION_INTELLICORP}}.